سبک زندگی

موثرترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری

سه جلسه کاری طولانی دارید که یکی از آنها فقط هدر دادن وقت شماست. دست‌کم به ۱۰ تماس تلفنی پاسخ می‌دهید. درحالی‌که برای ناهار کاری با رئیس‌تان آماده می‌شوید، او در دقیقه آخر، برنامه ناهار را لغو می‌کند. باید دو گزارش را آماده کنید (گزارش نویسی) و به‌زودی نیز برنامه‌ای را به مدیران ارشد خود ارائه دهید. آیا روزهای کاری شما نیز به همین شکل می‌گذرند؟ شاید بتوانیم همه این کارها را انجام دهیم، ولی تنها مشکلی که وجود دارد این است که هر روز فقط ۲۴ ساعت است. بهترین کار این است که از این ۲۴ ساعت بیشترین بهره را ببریم. مدیریت زمان برای افزایش بهره وری یعنی تلاش برای کنترل‌کردن و اختصاص‌دادن منابع زمانی محدود به کارهای گوناگون. برای عقب‌نماندن از سرعت دیوانه‌وار زندگی مدرن باید با مدیریت زمان برای افزایش بهره وری آشنا باشیم و سعی کنیم از زمان محدودی که داریم بهترین استفاده را ببریم. اگر شما نیز از نداشتن زمان کافی برای انجام کارهایتان گله دارید، تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا با نکات مهم مدیریت زمان برای افزایش بهره وری آشنا شوید.


پرفروش‌ترین کفش‌های ورزشی مردانه

ارزیابی اینکه زمان‌تان صرف چه کارهایی می‌شود

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - ارزیابی کنید زمانتان صرف چه کارهایی می شود

بدون درک عادت‌های فعلی‌تان در خرج‌ کردن پول، نمی‌توانید برای هزینه‌های آتی برنامه ریزی و آنها را کنترل کنید. همین منطق درمورد عادت‌های ما در گذراندن زمان نیز صادق است. اگر تصویر دقیقی از چگونگی سپری‌کردن زمان‌تان به دست بیاورید، متوجه می‌شوید که کجا زمان خود را هدر می‌دهید.

استفاده از گزارش فعالیت (activity log)؛ از بهترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری

ابتدا باید گزارشی کتبی تهیه کنید. این گزارش کتبی، گزارش فعالیت نامیده می‌شود. توجه کنید که تمام فعالیت‌ها را در این گزارش وارد کنید، حتی موارد جزئی مانند زمان انتظار برای روشن‌شدن رایانه. هرجا ممکن است، فعالیت موردنظر را زیر دسته‌های خاصی مانند «ایمیل» و «کارهای نوشتنی» قرار دهید و اولویت بندی هریک را مشخص کنید (در این مورد بعدا توضیح می‌دهیم). سپس گزارش را بررسی کنید تا الگوهای استفاده از زمان را شناسایی کنید و متوجه شوید که کجا بیشتر روزتان سپری می‌شود یا هدر می‌رود.


حتما بخوانید: چگونه گزارش بنویسیم؛ راهنمای کامل گزارش نویسی


برنامه‌ریزی برای تغییر

پس از شناسایی الگوهای بدِ استفاده از زمان، باید دلایل را بیابید. ابتدا از خود سؤالات دشوار شخصی بپرسید و صادقانه به آنها پاسخ دهید؛ مثلا بپرسید: «چرا زمان زیادی را صرف جلسات کم‌ارزش می‌کنم؟» پاسخ: «چون می‌ترسم که اگر دعوت به جلسات را رد کنم، دیگران من را یکی از اعضای تیم به شمار نیاورند.» این نوع پرسش‌ها شما را به دلایل هدردادن زمان می‌رسانند.

بهترین راه مواجهه با مشکلات این است که عادت‌های خوب بیشتری در خود ایجاد کنید. گزارش فعالیت را آنالیز کنید. اگر خواندن ایمیل‌ها و استفاده از اینترنت، دلایل مدیریت زمان ضعیف شما هستند، یک هفته سعی کنید که آگاهانه آنها را مهار و کنترل کنید. تغییر فقط با تمرین‌کردن رفتاری جدید و مفید ایجاد می‌شود.

تعیین هدف مؤثر

تعیین کردن اهداف به شکلی موثر برای مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری

اهداف مانند قطب‌نما هستند و به چیزهایی اشاره می‌کنند که باید زمان خود را روی آنها متمرکز کنیم. پس از شناسایی هدف، متوجه می‌شویم که مهم‌ترین چیزی که باید هر روز، هر هفته و هر ماه به آن دست یابیم، چیست.

تعیین هدف یعنی مشخص کنیم که باید به چه نتایجی برسیم. اگر مدیریت شرکت یا گروهی را بر عهده دارید، باید مجموعه‌ای از اهداف آبشاری را مشخص کنید که اهداف شرکت در بالای آن قرار گرفته و اهداف گروه و درنهایت اهداف هریک از کارکنان در رده‌های بعدی قرار دارند. برای استفاده از استراتژی های مدیریت زمان برای افزایش بهره وری باید اهداف را به‌طور واضح بنویسید و به هریک از افراد اطلاع دهید. اهداف باید چارچوب زمانی داشته باشند، قابل‌سنجش و اندازه‌گیری باشند، ارزشی را به سازمان اضافه کنند، با استراتژی سازمانی هم‌راستا باشند و چالش‌برانگیز و درعین‌حال دست‌یافتنی باشند.


حتما بخوانید: نظریه هدف گذاری لاک؛ ۵ اصل برای تعیین اهداف معنی‌دار و چالش‌برانگیز


دسته‌بندی اهداف

اهداف ازنظر چارچوب زمانی و اهمیت متفاوت هستند. بعضی از اهداف کوتاه‌مدت هستند و بعضی فقط پس از ماه‌ها یا سال‌ها قابل‌دستیابی هستند. اهداف ازنظر اهمیت به ۳ دسته زیر تقسیم می‌شوند:

۱. اهداف بسیار مهم (Critical goals)

این اهداف نقاط پایانی هستند و برای موفقیت شما ضروری هستند. بنابراین حتما باید به آنها برسید، مانند تکمیل پروژه‌ای دوساله در موعد مقرر و با بودجه تعیین‌شده.

۲. اهداف توانمندساز (Enabling goals)

این اهداف شرایط کاری مطلوب‌تری را ایجاد می‌کنند یا برای برآورده‌کردن نیازی بلندمدت، یعنی رسیدن به اهداف بسیار مهم و حیاتی، از فرصتی کاری بهره می‌برند. برای نمونه، شاید ایجاد فضای فیزیکی بیشتر برای کارکنان، حیاتی و مهم نباشد ولی موجب می‌شود که کارکنان بهتر کار کنند.

۳. اهداف غیرضروری ولی مفید (Nice-to-have goals)

این اهداف پیشرفت‌هایی را ایجاد می‌کنند که کسب و کار را ارتقا می‌دهند و معمولا موجب می‌شوند کارها سریع‌تر، راحت‌تر یا به‌شکل خوشایندتری انجام شوند، مانند جذاب‌تر کردن منوی رستوران شرکت.

تفاوت میان ضروری و مهم

طبق تعریف وقتی چیزی ضروری است باید فورا به آن توجه کنیم یا درموردش اقدامی انجام دهیم؛ ولی تمام اهداف مهم، ضروری نیستند و تمام موضوعات ضروری نیز برای موفقیت شما مهم و حیاتی نیستند.

دو فهرست تهیه کنید: یکی از کارهای ضروری و فوری در هفته جاری و دیگری از اهداف بسیار مهم و توانمندساز. سپس این فهرست‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید. مشاهده خواهید کرد که بیشتر مسائل «ضروری» در فهرست، لزوما با اهداف بسیار مهم و توانمندساز ارتباطی ندارند. برای مدیریت بهتر زمان باید بتوانید موارد ضروری و مهم را از موارد صرفا ضروری تشخیص دهید.

اهداف مدیریت زمان

تعیین اهداف برای مدیریت بهتر زمان چهار مرحله دارد:

۱. مرور هر هدف و تفکیک آن به مجموعۀ قابل‌کنترلی از وظایف و کارها.

۲. تهیه فهرستی از تمام کارها و تعیین اولویت‌های الف، ب یا ج برای هرکدام. این اولویت‌ها باید اهمیت هدفی را نشان دهد که وظیفه و کار موردنظر برای رسیدن به آن انجام می‌شود. الف نشان‌دهنده اهداف بسیار مهم، ب مربوط به اهداف توانمندساز و ارزشمندترین اهداف غیرضروری ولی مفید و ج نشان‌دهنده اهداف ضروری و غیرضروری دارای ارزش و اهمیت اندک است.


حتما بخوانید: نظریه شیشه خیارشور چطور به مدیریت زمان کمک می‌کند؟


آخر هفته در مدیریت زمان
آیا برای تحویل کار در موعد مقرر تا اواخر شب یا در روزهای تعطیل کار می‌کنید؟
همیشه گاهی هرگز

۳. کارها را در ترتیب درست قرار دهید. بررسی کنید که آیا بعضی از وظایف و کارها باید به‌ترتیب انجام شوند یا نه؛ مثلا برای نوشتن گزارش ابتدا باید داده‌ها و اطلاعاتی را جمع‌آوری کنید.

۴. برای کارهایی با اولویت الف و ب برآورد کنید که هر کار به چه میزان زمان نیاز دارد و مهلتی برای انجام آن تعیین کنید. می‌توانید از تکنیک مدیریت زمانی به‌نام تایم باکسینگ (timeboxing) نیز استفاده کنید. در این تکنیک، برنامه زمانی خود را به دوره‌های زمانی جداگانه (جعبه‌های زمانی یا timeboxes) با مهلت‌های مشخصی تقسیم می‌کنید که در آنها هر کار باید انجام شود؛ مثلا یک ساعت برای آماده‌کردن یک گزارش. زمانی را نیز برای مشکلات پیش‌بینی‌نشده اضافه کنید.

برای اهداف بزرگی که رسیدن به آنها به افراد بیشتری نیاز دارد از ساختار شکست کار (work breakdown structure – WBS) استفاده کنید. ساختار شکست کار روش برنامه‌ ریزی مدیریت زمانی است که در آن اهداف بزرگ یا کارهای پیچیده به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌شوند. وقتی فهرستی از همه وظایف و کارهای کوچک‌تر دارید، برای هریک از کارها برآورد زمانی انجام دهید. سپس می‌توانید از این برآوردهای زمانی برای تنظیم برنامه زمانی هدف یا پروژه خود استفاده کنید، یعنی به‌طور کتبی مشخص کنید که هریک از کارها باید در چه بازه زمانی انجام و تکمیل شود.

چگونگی زمان‌بندی کارها

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - چطور کارهایمان را زمانبندی کنیم

برای آماده‌کردن برنامه زمانی ابزارهای مدیریت زمان فراوانی وجود دارد، ابزارهایی مانند فهرست کارها (to-do lists)، تقویم‌ قرار ملاقات‌ها، برنامه‌ریزهای روزانه و هفتگی و نرم‌افزار و سخت‌افزار برنامه‌ریزی. بسیاری از سازمان‌ها از نرم‌افزارهای زمان‌ بندی تقویمی (calendar-scheduling software) مانند Microsoft Outlook نیز برای سازمان‌دهی جلسات خود استفاده می‌کنند.

بازگشت به مبانی: استفاده از فهرست کارها (To-Do List)

فهرست کارها یکی از ساده‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای مدیریت زمان است که با استفاده از آن می‌توانید کارهای خود در روز موردنظر را به فعالیت‌های مشخصی تقسیم کنید. برای نمونه، وقتی زمان‌بندی برنامه‌ریز روزانه‌تان (day-planner schedule) می‌گوید: «پاسخ به تماس‌های تلفنی» بین ۳ تا ۴ بعدازظهر، فهرست کارها شخصی را که باید با او تماس بگیرید مشخص می‌کند.

درزمان تکمیل فهرست خود، درمورد کارهایی که می‌توانید انجام دهید واقع‌بین باشید. ابتدا نیمی از کارهایی را که فکر می‌کنید می‌توانید انجام دهید در فهرست وارد کنید و سپس اصلاحات و تغییراتی را ایجاد کنید. حتما کارهای ضروری ولی بی‌اهمیتی را که اولویت پایینی دارند، از فهرست حذف کنید.

در پایان، هر کاری از فهرست را که انجام شده است، خط بزنید. این کار به شما احساس رضایت می‌دهد. در پایان روز، فهرست خود را مرور کنید و توجه کنید که آیا مواردی که اولویت بالایی دارند، انجام‌نشده باقی مانده‌اند؟ اگر چنین است، دلیل آن را پیدا کنید و زمان‌بندی کارها را تغییر دهید.

فهرست کارهای هرروز را در پایان روز قبل یا در ابتدای همان روز تنظیم کنید. عادت‌کردن به این رویه، به‌خودی‌خود، موجب می‌شود که به مدیریت زمان برای افزایش بهره وری عادت کنید. البته این روش برای مدیران ارشد به همین اندازه مفید نیست، زیرا وظایف آنها کمتر از دیگران ساختاریافته و مشخص است و هرروز برای آنها مشکلات و فرصت‌های غیرمنتظره‌ای پیش می‌آید. بنابراین آنها به روش مدیریت زمان انعطاف‌پذیری نیاز دارند که زمان آزاد بیشتری دارد، صرفا شامل مهم‌ترین وظایف و مهلت‌هاست و درصورت ایجاد فرصت‌های پیش‌بینی‌نشده، راحت‌تر می‌توان وظایف برنامه‌ریزی‌شده در آن را حذف کرد.


حتما بخوانید: مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه برای افزایش بهره وری


چگونگی تنظیم برنامه زمانی

ابتدا همیشه کارهای دارای اولویت الف را وارد برنامه کنید، سپس با استفاده از زمان باقی‌مانده، کارهای دارای اولویت ب را در برنامه بگنجانید. به یاد داشته باشید که در روز، گاهی پرانرژی و گاهی کم‌انرژی هستید. اگر بعدازظهرها انرژی کمی دارید، در برنامه‌ریزی زمان کارهای مهم را صبح و زمان کارهایی مانند خواندن و مدیریت ایمیل ها را بعد از ناهار قرار دهید.

در تکمیل برنامه زمانی، نکات زیر را درنظر بگیرید:

  • فقط برای بخشی از روزتان برنامه‌ریزی کنید. زمانی را نیز برای مواقع بحرانی، فرصت‌ها، اتفاقات غیرمنتظره و پیاده‌ روی آزاد بگذارید.
  • ابتدا کارهایی را در برنامه زمانی وارد کنید که بیشترین اولویت را دارند.
  • از شرکت‌کردن در جلسات پی‌در‌پی پرهیز کنید؛ زیرا برای پردازش اطلاعاتی که در هر جلسه کسب کرده‌اید و عمل‌کردن براساس آن اطلاعات، به زمان نیاز دارید.
  • کارهایی مانند خواندن ایمیل‌ها، کارهای نوشتنی و تماس‌های تلفنی را باهم ادغام کنید. برای نمونه، ۹ تا ۹:۳۰ صبح را به انجام این کارها اختصاص دهید؛ زیرا با حذف زمان لازم برای شروع کار بعدی و وقفه‌های موجود میان کارها، مجموع زمان لازم برای انجام این کارها کاهش می‌یابد.
  • در طول هفته وظایف انجام‌نشده‌ای را که اولویت بالایی دارند، به زمان‌های آزاد بعدی منتقل کنید یا کارهایی را که اولویت کمتری دارند، از برنامه خود حذف کنید.
  • زمانی را که دارید مشخص کنید و سپس براساس آن، مراحل انجام کارهایتان را مشخص کنید.

پس از تنظیم برنامه‌زمانی، آن را در جایی قرار دهید که در معرض دید باشد: جایی مانند تقویم دیواری یا رومیزی یا تقویم رایانه‌ای که همیشه باید باز باشد. با استفاده از نرم‌افزار ساخت جدول زمانی، پیشرفت خود در طول روز را بررسی کنید و به‌طور دوره‌ای، کارایی تکنیک مدیریت زمان خود را بررسی کنید.

هدردهنده‌های زمان: چیزهایی که زمان باارزش‌تان را از شما می‌گیرند

شناسایی چیزهایی که زمان ما را هدر می دهند - مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری

مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در محل کار با عواملی مانند بحران‌های پیش‌بینی‌نشده یا بیماری ناگهانی یک همکار به هم می‌ریزد. شاید این عوامل خارج از کنترل شما باشند، ولی بسیاری از موانع مدیریت زمان از رفتارها و عادت‌های فردی سرچشمه می‌گیرند و از سوی خود فرد تحمیل می‌شوند.

تعلل یا به‌تعویق‌انداختن کارها

تعلل یعنی کاری را که باید الان انجام دهیم به آینده موکول کنیم. همه ما تاحدی این عادت را داریم. درنتیجه، کارهایی که اولویت بالایی دارند، به تعویق می‌افتند یا بدتر از آن، هرگز انجام نمی‌شوند و درنتیجه، فرد احساس گناه می‌کند. به‌طورکلی، به‌ تعویق‌ انداختن کارها ۳ دلیل دارد:

۱. ناخوشایندی و جالب نبودن کارها

ساندرا می‌داند که باید با هلن، کارمند زیردستش، درمورد اینکه هرروز دیر سر کار می‌آید برخورد کند؛ ولی ساندرا برای رسیدگی به این مشکل هیچ کاری انجام نداده است. در این مورد، تعلل ساندرا راهی ناخودآگاه برای پرهیز از انجام کاری ناخوشایند، یعنی رویارویی شخصی است. همین پرهیز درمورد کارهایی که جالب نیستند نیز اتفاق می‌افتد. چند راه‌حل برای این نوع تعلل وجود دارد:

  • شاید کارهایی که برای شما ناخوشایند هستند برای فردی دیگر ناخوشایند نباشند. بنابراین درصورت امکان، انجام این کارها را به آنها واگذار کنید.
  • اگر نمی‌توانید انجام این کارها را به دیگران واگذار کنید، به‌شکلی بی‌طرفانه و عینی به وضعیت موجود نگاه کنید و بپذیرید که به این دلیل انجام آن کار را به تعویق می‌اندازید که برایتان ناخوشایند است. به احساس خوبی فکر کنید که پس از انجام آن کار ناخوشایند به شما دست می‌دهد.
  • طوری برنامه‌ریزی کنید که سرباززدن از کار ناخوشایند برایتان مشکل یا غیرممکن شود. در مثال بالا ساندرا می‌تواند برای هلن ایمیلی بفرستد و زمانی را برای جلسه با او تعیین کند.

۲. ترس از شکست

همه ما به‌طور طبیعی از انجام کارهایی که ممکن است منجر به شکست شوند، پرهیز می‌کنیم. در بیشتر موارد، بهترین راه مقابله با ترس این است که مستقیما با آن روبه‌رو شویم. اگر می‌ترسید که مهارت یا منابع لازم برای انجام موفقیت‌آمیز کاری را نداشته باشید، از دیگران کمک بگیرید. اگر ترس شما ناشی از نداشتن اعتماد به نفس است، با برنامه‌ریزی برای تمام مواردی که برای انجام موفقیت‌آمیز آن کار نیاز دارید، ترس از شکست خود را از بین ببرید.

۳. وقتی نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم

نبود شفافیت در بعضی کارها موجب تعلل می‌شود. در این نوع شرایط ۲ راه‌حل وجود دارد:

  • دل به دریا بزنید. وقتی وارد کار شوید این احتمال وجود دارد که راهی مفید و مؤثر پیدا کنید و هرگونه تمایل به تعلل را کاهش دهید.
  • کار موردنظر را به بخش‌های تشکیل‌دهنده آن و وظایف ضروری برای تکمیل هریک از این بخش‌ها تقسیم کنید. این بخش‌ها و وظایف را طبق ترتیبی منطقی مرتب کنید و با انجام اولین وظیفه شروع کنید.

حتما بخوانید: غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها با ۱۱ راهکار عملی و نتیجه‌بخش


تعهد بیش‌ازحد

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - پرهیز از پذیرفتن تعهدات بیش از حد

بعضی از مردم، برنامه خود را بیش‌ازحد شلوغ می‌کنند؛ مثلا برای کمک به یکی از همکاران در آماده‌کردن پروپوزال داوطلب می‌شوند. بعضی از مدیران نیز به‌خاطر اشتیاق زیادی که برای حمایت از کارکنان دارند، اجازه می‌دهند که زیردستان‌شان حل مشکلات را به آنها واگذار کنند. این زیاده‌روی می‌تواند روی تمام حوزه‌های زندگی شما تأثیر بگذارد. با انجام پیشنهادهای زیر می‌توانید از این مشکل اجتناب کنید:

  • اگر کاری جزو مسئولیت‌ها یا اهداف شما نیست، برای انجام آن داوطلب نشوید.
  • وقتی دیگران کارشان را انجام نمی‌دهند یا آن را اشتباه انجام می‌دهند، در برابر تمایل شدید خود به واردشدن و برعهده‌گرفتن مسئولیت‌ها مقاومت کنید.
  • قانون ۸۰٫۲۰ را فراموش نکنید. براساس این قانون، ۲۰ درصد اقدامات منجر به ۸۰ درصد نتایج مهم می‌شوند. پس روی ۲۰ درصدی متمرکز شوید که اهمیت دارد.
  • یاد بگیرید که به همکاران و رئیس خود نه بگویید. وقتی می‌توانید دلیل نه گفتن خود را توضیح دهید، انجام این کار برایتان آسان‌تر می‌شود. وقتی به عواقب بله گفتن فکر کنید، دلیل نه گفتن کاملا برایتان روشن می‌شود.
تعهد بیش‌ازحد در مدیریت زمان
آیا به‌خاطر کارهایی که باید انجام دهید، احساس می‌کنید استرس دارید و بیش‌ازحد متعهد شده‌اید؟
گاهی همیشه من تعهد بیش‌ازحد ندارم

سفرهای غیرضروری

معمولا سفر از اجزای ضروری تجارت است. سفر نیازمند زمان زیادی است و بنابراین باید بیشترین بهره را از آن ببرید. برای این منظور، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

  • در سفر، کارهای نوشتنی خود را همراه داشته باشید تا بتوانید از زمان‌های بیکاری در پایانه‌ها و تاکسی‌ها استفاده کنید.
  • اگر برای شرکت در جلسه‌ای مسافرت می‌کنید، کاملا آماده باشید. این آمادگی موجب می‌شود که از اثربخشی جلسه اطمینان پیدا کنید و ارزش سفر خود را افزایش دهید.
  • مسافرت با هواپیما چیزی را در اختیار شما قرار می‌دهد که به‌شدت به آن نیاز دارید و آن زمان بدون وقفه است. از این زمان برای اطلاع از اخبار یا صرفا طوفان فکری (brainstorming) استفاده کنید.
  • از روزهای سفرتان بیشترین بهره را ببرید. برای نمونه، اگر باید برای شرکت در جلسه‌ای در صبح به شهری سفر کنید، جلسات بیشتری را برای باقی روز برنامه‌ریزی کنید.

ایمیل

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - بلافاصله خواندن ایمیل ها موجب وقفه در کارها و کاهش بهره وری می شود

سال‌ها پیش، ایوان پاولف از صدای زنگ برای شرطی‌کردن سگ‌ها استفاده کرد. با صدای زنگ، سگ‌ها تصور می‌کردند وقت غذاست و در دهان‌شان بزاق ترشح می‌شد. درست به همین ترتیب، صدای هشدار رسیدن ایمیل نیز ما را شرطی کرده است و موجب می‌شود هرکاری را که انجام می‌دهیم، متوقف کنیم و سراغ ایمیل‌های رسیده برویم. این رفتار موجب ایجاد وقفه در کار و فرایندهای فکری می‌شود و بهره‌وری ما را کاهش می‌دهد. شاید ایمیل ارزشمندترین ابزار ارتباطی باشد، ولی به یکی از عوامل هدردادن زمان تبدیل شده است.

یکی از راه‌های مقابله با این مشکل این است که هشداردهنده دریافت ایمیل (e-mail notification) را خاموش کنیم یا مثلا هر ۹۰ دقیقه پیام‌های رسیده را بخوانیم. می‌توانید روش‌های زیر را نیز امتحان کنید:

  • در زمان‌های مشخصی از روز ایمیل‌ها را بخوانید.
  • حساب ایمیل جداگانه‌ای را به پیام‌های شخصی‌تان اختصاص دهید.
  • پیام‌های ناخواسته و نامربوط را پاک کنید. پیام‌های فوری را به پوشه‌ای با برچسب فوری (Urgent) انتقال دهید و در زمان مشخصی در برنامه‌تان به این پیام‌ها رسیدگی کنید. پیام‌های دیگری را که در فرصت دیگری می‌توانید مطالعه کنید، به پوشه‌ای با عنوان «بعدا» (Later) انتقال دهید تا زمانی به آنها رسیدگی کنید که تمام وظایف و کارهای مهم خود را انجام داده‌اید.
  • ترجیحات و اولویت‌های خود را به دیگران بگویید. مثلا پاسخی با این مضمون بفرستید که «به ارسال اطلاعات درمورد این موضوع ادامه دهید» یا «لطفا ایمیل مربوط به این اطلاعات را برای من ارسال نکنید».
  • از دیگران بخواهید که قسمت موضوع پیام‌هایشان را به‌طور واضح و روشن پر کنند تا گیرنده ذهنیت روشنی از محتوای پیام داشته باشد.

حتما بخوانید: روش‌هایی برای استفاده‌ی موثر از ایمیل‌


عوامل پرت‌شدن حواس

محیط کار پر از چیزهایی است که مار را دچار حواس پرتی می‌کنند، چیزهایی مانند روزنامه صبح امروز، ایمیل‌ها، گفت‌وگوهای مربوط به قهوه و البته، اینترنت. عوامل حواس‌پرتی فقط ما را از بهره‌وری دور نمی‌کنند، بلکه مانع پیشرفت ما نیز می‌شوند.

برای اجتناب از عوامل حواس‌پرتی، چند راه وجود دارد. برای نمونه، وقتی سرتان شلوغ است از سیستم پیام صوتی یا voice-mail system برای ضبط تماس‌ها استفاده کنید، هشداردهنده دریافت ایمیل را خاموش کنید، میزتان را از روزنامه‌ها خالی کنید یا روی در دفترتان تابلوی «مزاحم نشوید» را قرار دهید. سعی کنید از نمودار مدیریت زمان استفاده کنید. ستون‌های مختلفی را روی صفحه ایجاد کنید و تمام عوامل هدررفتن زمان را در آن فهرست کنید؛ سپس دلایل آنها را شناسایی کنید و راه‌حل خود برای مقابله با هرکدام را بنویسید؛ سپس در ستون دیگری با استفاده از عبارت‌های «غیرمؤثر، مؤثر و بسیار مؤثر» مشخص کنید که راه‌حل شما چقدر کارایی داشته است. با انجام این تمرین مدیریت زمان، از عواملی که موجب هدررفتن زمان‌تان می‌شوند، آگاه‌تر می‌شوید.

رئیسی که وقت کارکنان را هدر می‌دهد

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - گاهی رئیس موجب هدر رفتن وقت کارکنان و کاهش بهره وری می شود

بسیاری از مدیران ناآگاهانه موانعی برای زیردستان خود ایجاد می‌کنند که موجب هدررفتن زمان آنها می‌شود. این مسئله زمانی رخ می‌دهد که اهداف مشخصی وجود ندارد، دستورالعمل‌ها مبهم هستند و زیردستان درگیر جلساتی غیرضروری هستند. در این شرایط به‌منظور مدیریت زمان برای افزایش بهره وری توصیه‌های زیر را اجرا کنید.

۱. سردرگمی درمورد اهداف

اگر رئیس جزئیات هدفی را بیان نمی‌کند، شما ابتکار عمل را در دست بگیرید. از او بخواهید که برای بحث درمورد اهداف آینده خود، که باید مطابق با استراتژی شرکت باشد، جلسه‌ای بگذارد. اطمینان داشته باشید که برای این کار تشویق می‌شوید و مجازات نمی‌شوید. وقتی به توافق رسیدید، اهداف را مکتوب کنید و در فواصل منظم با رئیس دیدار کنید و درمورد پیشرفت خود با او صحبت کنید.


حتما بخوانید: چطور به رئیس‌تان بگویید اشتباه می‌کند؟


۲. دستورالعمل‌های ناکافی

گاهی مدیران ارشد هدفی را بدون مشخص‌کردن جزئیات آن بیان می‌کنند؛ این کار برای اجتناب از مدیریت خُرد است. [مدیریت خرد یا micro-management سبکی از مدیریت در حوزه کسب‌وکار است که در آن مدیر ارشد بر فعالیت‌های کارکنان زیرمجموعه خود کنترل و نظارت دارد] مدیران به کارکنان می‌گویند که نتیجه باید به چه شکلی باشد و برای رسیدن به آن نتیجه به آنها مسئولیتی می‌دهند. بنابراین به کارکنان فرصتی داده می‌شود تا راه‌حل‌های خودشان را پیدا کنند. مدیران نیز بر فراهم‌کردن منابع، ارائه آموزش و ایجاد انگیزه در کارکنان برای رسیدن به نتایج مطلوبی که نیاز دارند، تمرکز می‌کنند.

این رویکردِ «نتیجه‌محور»، استراتژی مدیریت زمان خوبی برای رؤسایی است که می‌خواهند در زمان مشخصی به هدفی برسند. جان یانگ (John Young) درطول تصدی پست مدیر عاملی شرکت هیولت ـ پاکارد (Hewlett-Packard) از این رویکرد استفاده کرد. او هر چند سال یک بار، هدفی دشوار و واضح را بیان می‌کرد و یافتن راه‌های رسیدن به آن هدف را به کارکنان واگذار می‌کرد. برای نمونه، او خواهان کاهش ۹۰ درصدی میزان خرابی محصولات HP در مدت ۲ سال شد. کارکنان نیز باموفقیت و بدون نیاز به مدیریت خرد به این هدف دست یافتند.

اگر معمولا رئیس‌تان شما را راهنمایی نمی‌کند و دستورالعملی نمی‌دهد، پیشنهاد می‌کنیم که وقتی دستورات را دریافت می‌کنید، طرحی اولیه برای انجام آن وظیفه ترسیم کنید؛ سپس طرح خود را به رئیس نشان دهید و پیشنهادهای او را جویا شوید. در بازنویسی و اصلاح طرح، از نظرات و انتقادهای رئیس استفاده کنید و کاری کنید که او درنهایت طرح شما را بپذیرد. با انجام این کار، رئیس متوجه می‌شود که می‌تواند صرفا با دادن دستورالعمل‌هایی خاص در زمان صرفه‌جویی کند.

۳. جلسات بیهوده

اسکات آدامز (Scott Adams) خالق داستان مصور دیلبرت (Dilbert) با ارائه داستان‌های جلسات جهنمی و غیرقابل‌تحملی که کارمندان اداری برایش فرستاده بودند به ثروت رسید. او در داستانی از مدیرعامل یک شرکت طراحی می‌گوید:

رئیسی که در اوایل دوره کاری‌ام داشتم همه ما را ملزم می‌کرد که در جلسه روزانه کارکنان شرکت کنیم. در این جلسه، او صندوق نامه‌های اداره را باز می‌کرد، هر نامه را با صدای بلند می‌خواند و سپس از ما می‌پرسید که به‌نظر ما برای هر مورد باید چه کاری انجام شود. این جلسه معمولا تمام صبح ما را می‌گرفت.

شاید بدترین نوع جلسات بیهوده جلسه‌ای باشد که در آن رئیس قبلا نتیجه مطلوب خود را تعیین کرده است، ولی زیردستان را مجبور می‌کند که در جلسه شرکت کنند تا درنهایت همه به نتیجه‌ای که او می‌خواهد برسند. بعضی این را «همکاری ساختگی و تصنعی» (faux collaboration) می‌نامند.


حتما بخوانید: برگزاری جلسات کاری اثربخش با ۵ راهکار متفاوت و کارآمد


۴. رئیسی که موجب دشوارترشدن روند کارها می‌شود (Bottleneck Boss)

فردی که از مدیران میانی است می‌گوید: «رئیسی دارم که می‌خواهد همه کارها از طریق او انجام شود. مشکل اینجاست که او فرصت پاسخ‌گویی به‌موقع را ندارد. درنتیجه، بیشتر ابتکارها و طرح‌ها باید در صف اجرا باقی بمانند.» این رئیسی است که روند کارها را دشوارتر می‌کند. برای مقابله با این مشکل، کارهای زیر را انجام دهید:

  • این مسئله را به‌دقت بررسی کنید. زیان‌های بهره‌وری ناشی از این رفتار رئیس را ارزیابی کنید.
  • با رئیس دیدار کنید و درمورد یافته‌هایتان و پیداکردن راه‌حل با او صحبت کنید.
  • راه‌حل‌های مناسبی پیدا کنید؛ مثلا وظایفی را که می‌توان بدون دخالت رئیس انجام داد، شناسایی کنید یا از رئیس بخواهید که اختیارات تأیید کارهای کم‌اهمیت‌تر را به شما یا شخص دیگری واگذار کند.

نکته مهم در اینجا گفت‌ و گو درمورد مشکل است. وقتی مدیر از مشکل آگاه شود، شاید برای برطرف‌کردن آن اقدام کند. اگر مشکل برطرف نشد، به‌فکر تغییر شغل خود باشید.

نقش شما در این مشکل

آیا معمولا از رئیس می‌خواهید که در مسائل مداخله کند، درحالی‌که خودتان یا زیردستان‌تان می‌توانید بدون کمک رئیس به همان نتایج برسید؟ آیا کارها را به مافوق‌تان واگذار می‌کنید و مشکل را روی دوش رئیس‌تان می‌گذارید؟ اگر چنین است، این شما هستید که وقت او را هدر می‌دهید. بررسی کنید که چطور خودتان موجب هدررفتن زمان می‌شوید.

راه دیگر اجتناب از هدردادن زمان این است که سبک کاری رئیس‌تان را درک کنید و خود را با آن وفق دهید. بعضی از مدیران بر دریافت اطلاعات و تحلیل‌های مفصل از زیردستان‌شان اصرار دارند ولی بعضی دیگر حداقل اطلاعات را می‌خواهند. با درک اینکه رئیس‌تان چطور اطلاعات را پردازش می‌کند، جلسات را اداره می‌کند و تصمیم گیری می‌کند، به صرفه‌ جویی بسیار در زمان برای خود و رئیس‌تان کمک می‌کنید.

مدیریت زمان برای مدیران

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - کارهایی که مدیران می توانند برای مدیریت بهتر زمان کارکنان انجام دهند

گرچه مدیریت زمان مسئولیتی شخصی است، برای مدیران فقط مدیریت مؤثر زمان خود آنها مهم نیست و باید به مدیریت مؤثر زمان گروه خود نیز توجه داشته باشند. برای مدیریت بهتر زمان خود و گروه‌تان می‌توانید اقداماتی انجام دهید. برای این منظور به نکات زیر توجه داشته باشید:

کارهایی را که می‌توانید به دیگران واگذار کنید

واگذاری مؤثر کارها موجب کاهش حجم کاری و کاهش استرس شما می‌شود. با این کار وظایفی که دیگران می‌توانند انجام دهند از فهرست کارهای (to-do list) شما حذف می‌شوند و برای تمرکز بر کارهایی که به مهارت‌ها و اختیارات خاص شما نیاز دارند وقت بیشتری خواهید داشت. مدیرانی که به‌شکل مؤثری کارهای خود را به دیگران واگذار می‌کنند، وقت کمتری را صرف «کارکردن» می‌کنند و زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و آموزش دیگران دارند.

پیش از واگذارکردن کارها ابتدا مشخص کنید که کدام کارها را می‌توانید به دیگران محول کنید. سپس مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام موفق آن کارها را در نظر بگیرید. در پایان، کار موردنظر را به مناسب‌ترین فرد در میان کارکنان اختصاص دهید. پس از انتخاب فرد مناسب، درصورت امکان در جلسه‌ای رودررو با او، دستورالعمل‌ها و انتظارات خود را به‌وضوح بیان کنید و برای انجام آن کار اختیارات کافی را به او بدهید. پس از واگذارکردن کار به کارمند موردنظر، به‌طور منظم پیشرفت کار او را کنترل کنید. پس از انجام وظیفه موردنظر، از آن به‌عنوان فرصتی برای یادگیری خود و کارمند زیردست‌تان استفاده کنید.

شاید واگذارکردن کارها به دیگران مؤثرترین ابزار مدیریت زمان برای هر فرد باشد. اگر این کار به‌خوبی انجام شود، تقویم شما را از کارهایی که دیگران می‌توانند و باید انجام دهند، پاک می‌کند.


حتما بخوانید: تفویض اختیار به روش مدیران گوگل؛ چیزهایی که باید بدانید


کاهش سفر

تکنولوژی های ویدئوکنفرانس و ویدئوکنفرانس تحت وب (Web conferencing) موجب شده‌اند که توانایی ما در تجارت‌کردن بدون نیاز به سفر به‌طور چشمگیری افزایش پیدا کند. بسیاری از کارفرمایان بزرگ که برنامه‌های آموزش مداومی دارند (مانند شرکت دل/ Dell، شرکت ارنست اند یانگ/ Ernst & Young و نیروی دریایی آمریکا) برای آموزش آنلاین از این ابزارها استفاده می‌کنند. آموزش آنلاین مزایای بسیاری دارد، مثلا یادگیری در ۲۴ ساعت شبانه‌روز و در تمام طول هفته را امکان‌پذیر می‌کند و کارکنان زمان بیشتری در خانه خواهند داشت.

البته فناوری هرگز جای ارتباطات حضوری و رودررو را نمی‌گیرد. این روش جایگزین کاملی برای مسافرت فیزیکی نیست و باید به‌طور عاقلانه و به‌جا استفاده شود.

تسهیل ایجاد تعادل میان کار و زندگی

استوارت فریدمن (Stewart Friedman)، پری کریستنسن (Perry Christensen) و جسیکا دی‌گروت (Jessica DeGroot) در مقاله‌ای در نشریه هاروارد بیزینس ریویو (Harvard Business Review) توضیح دادند که تعادل بین زندگی و کار نباید یک بازی مجموع ـ صفر باشد. آنها ۳ اصل زیر را ارائه می‌دهند که می‌تواند در تسهیل این تعادل به مدیران کمک کند:

  • مطمئن شوید که کارکنان اولویت‌های کسب‌وکار را درک می‌کنند و آنها را تشویق کنید که به همان میزان درمورد اولویت‌های شخصی‌شان نیز صریح و روشن باشند. سپس برنامه‌ها و وظایف را به‌صورتی مرتب کنید که انتظارات هر دو طرف را برآورده کند.
  • کارکنان بیرون از محل کار نیز نقش‌های مهمی دارند. بنابراین تمام جنبه‌های زندگی آنها را بپذیرید و حمایت کنید. اگر مدیران زندگی غیرکاری کارکنان خود را درک کنند و به آن توجه داشته باشند، می‌توانند به آنها کمک کنند.
  • مدیران باهوش به‌طور دوره‌ای فرایندهای کاری را بازنگری و دوباره طراحی می‌کنند تا به کارایی و اثربخشی بیشتری برسند. توجه به تعادل میان کار و زندگی موجب می‌شود این فرایندها را با هدف بهترکردن آنها آزمایش و بررسی کنیم.

مدیران با فراهم‌کردن امکان موارد زیر می‌توانند به کارکنان کمک کنند که تعادل مناسب و رضایت‌بخشی میان دو جنبه زندگی خود ایجاد کنند:


حتما بخوانید: به‌جای تلاش برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی، این کار را انجام دهیم


دورکاری

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - دورکاری موجب صرفه جوی در زمان و استفاده بهتر از آن می شود

برای دورکاری یا کارکردن در محل‌هایی به‌جز ادارات و دفاتر معمول می‌توان از ارتباطات تلفنی و اینترنت استفاده کرد. طرف‌داران دورکاری معتقدند که این روش موجب صرفه‌جویی‌های قابل‌سنجشی می‌شود، ازجمله هزینه‌های پایین‌تر تهیه‌کردن ساختمان و محلی برای کار کارکنان، بهره‌وری بیشتر کارکنان، وفاداری بیشتر کارکنان و رضایت شغلی بیشتر و تمایل کمتر آنها به ترک شغل. به‌علاوه، به‌گفته خود دورکاران، دورکاری موجب می‌شود که میان کار و مسئولیت‌های شخصی تعادل ایجاد کنند و یکی از بزرگ‌ترین عوامل هدردهنده زمان، یعنی رفت‌وآمد به محل کار را کاهش دهند.

برای فراهم‌کردن امکان دورکاری کارکنان، مدیران و سرپرستان باید شیوه‌های نظارت و سرپرستی خود را تغییر دهند. اگر کارکنان زیر نظارت و کنترل مدیران نباشند، مدیران چطور می‌توانند بفهمند که آیا کارکنان مشغول کار هستند یا تلویزیون تماشا می‌کنند؟ بیشتر متخصصان عقیده دارند که مدیران باید به‌جای فعالیت‌ها بر نتایج تمرکز کنند؛ یعنی اهداف مشخصی را برای دورکاران تعیین کنند، اطمینان پیدا کنند که دورکاران این اهداف را درک کرده‌اند و سپس برای کنترل میزان پیشرفت کارکنان، سیستمی را ایجاد کنند.

درست است که دورکاران بیشتر از دیگران در زمان خود صرفه‌جویی می‌کنند، ولی مشکلاتی وجود دارد که موجب کاهش زمان آنها می‌شود. اعضای خانواده، که کار در خانه را کار واقعی نمی‌دانند، به‌طور مرتب از فرد دورکار می‌خواهند کارهای روزمره یا کارهای خانه را انجام دهد. اگر شما نیز دورکار هستید، برای حل این مشکل می‌توانید از راه‌حل‌های زیر استفاده کنید:

  • ساعت کار منظمی داشته باشید و از دیگران بخواهید که به این ساعات کاری احترام بگذارند.
  • در ساعت کاری خود کمی انعطاف داشته باشید. در طول روز، زمان‌هایی (مانند زمان استراحت برای ناهار) را مشخص کنید و در این زمان‌ها کارهای خانه را انجام دهید.
  • تلفن کاری جداگانه‌ای داشته باشید. برای دریافت تماس‌های گرفته‌شده با تلفن خانه، از پیام‌گیر تلفن استفاده کنید.
  • برای انجام کارهای خود، فضایی مجزا و ترجیحا اتاقی جداگانه داشته باشید.

حتما بخوانید: دورکاری چه مزایایی برای کارفرمایان دارد؟


برنامه کاری انعطاف‌پذیر؛ از نکات مهم مدیریت زمان برای افزایش بهره وری

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری با داشتن برنامه کاری انعطاف پذیر

با برنامه‌ریزی به‌شکلی انعطاف‌پذیر می‌توانید حتی زمانی که نیازهای خانواده را برآورده می‌کنید، کار کنید. برای نمونه می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

  • تغییر ساعت کاری در برنامه زمانی: از ساعت ۱۰ صبح تا ۶ بعدازظهر کار کنید تا صبح‌ها بتوانید فرزندان خود را به مدرسه برسانید.
  • داشتن برنامه‌های فصلی: برای نمونه، فردی که کارشناس امور مالیات است می‌تواند در چهار ماه اول سال، هفته‌ای ۶۰ ساعت کار کند تا در مهلت مقرر اظهارنامه مالیاتی را آماده کند و سپس در بقیه ماه‌های سال، هفته‌ای ۳۰ ساعت کار کند.
  • برنامه‌های فشرده: برای نمونه، تکنسین رایانه‌ای که آخر هفته‌ها به حرفه بازیگری مشغول است، می‌تواند از شنبه تا سه‌شنبه، ۴۰ ساعت کار کند و چهارشنبه‌ها را برای تمرین بازیگری آزاد بگذارد.

ایجاد مزایای شغلی (perks) برای صرفه‌جویی درزمان

بعضی از شرکت‌ها مزایای شغلی‌ای را به کارکنان خود ارائه می‌دهند که کارکنان با استفاده از آنها می‌توانند بعضی از کارهای شخصی خود را در محل کار انجام دهند و در زمان خود صرفه‌جویی کنند. این مزایای شغلی عبارت‌اند از:

  • مراقبت روزانه فرزندان در محل کار برای کارکنانی که فرزندانی در سنین پیش‌دبستانی دارند: این مزیت شغلی محبوبیت بالایی در میان کارکنان دارد و ابزاری عالی برای جذب و حفظ کارکنان است.
  • ارائه مراقبت‌های پزشکی در محل کار: برای نمونه، شرکت هواپیمایی اسکاندیناوی یا SAS یکی از شرکت‌هایی است که کلینیک‌های سلامتی کوچکی را در محوطه ساختمان‌های خود ایجاد کرده است.
  • خدمات شخصی (concierge services) مانند تعمیر کفش، کارهای پستی، خشک‌شویی و لباس‌شویی و همچنین فروشگاه‌های موادغذایی که بعضی از کارفرمایان بزرگ ارائه می‌کنند.

تبدیل مدیریت زمان به عادتی همیشگی

بسیاری از شرکت‌ها آموزش‌های مدیریت زمان را به کارکنان خود ارائه می‌دهند: آموزش‌هایی که معمولا از سوی شرکت‌های آموزشی دیگر و از طریق آموزش‌های آنلاین یا سمینارهای سنتی ارائه می‌شوند. کسانی که در آموزش‌های آنلاین یا سنتی شرکت می‌کنند، با تمایل بالایی برای اجرای مدیریت زمان مؤثر از کلاس خارج می‌شوند؛ ولی تعداد اندکی از آنها بدون تقویت و تمرین دوره‌ای، رفتار و عادت‌های خود را تغییر می‌دهند. همین مسئله درمورد کسانی که مقالات و کتاب‌های مربوط به مدیریت زمان را می‌خوانند نیز صادق است.

اگر به‌تازگی کارگاه آموزشی یا سمینار مدیریت زمان را به پایان رسانده‌اید، شما و همکاران‌تان باید با صحبت‌ کردن درمورد مفاهیمی که درمورد مدیریت زمان برای افزایش بهره وری آموخته‌اید، آنها را به عادت‌هایی همیشگی تبدیل کنید. از این شیوه‌ها نیز می‌توانید کمک بگیرید: استفاده از گزارش فعالیت (activity log)، بحث درمورد اهداف، تنظیم یک برنامه، شناسایی عوامل هدردادن زمان و به‌کارگیری آنچه آموخته‌اید در خانه و محل کار.

آخرین کاری که باید انجام دهید، ارزیابی عملکرد مدیریت زمان شخصی خود و تلاش مداوم برای بهبود آن است. اگر مدیر هستید، به زیردستان‌تان کمک کنید تا بیشترین بهره را از زمان خود ببرند. با این کار، همان‌قدر که به آنها کمک می‌کنید، به خودتان نیز کمک خواهید کرد.


حتما بخوانید: چطور عادت های خوب و ماندگار در خودمان ایجاد کنیم؟


ایجاد تعادل میان کار و زندگی؛ از مهم‌ترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری با ایجاد تعادل میان کار و زندگی

اقتصاددانی به‌نام جولیت اشکر (Juliet Schor) کتابی با عنوان «پُرکاری بیش‌ازحد آمریکایی‌ها» (The Overworked American) در اواخر دهه ۱۹۹۰ منتشر کرده است. او در کتاب خود می‌گوید: میانگین سال کاری آمریکا در طول چند دهه گذشته ۹ ساعت در سال افزایش یافته است.

حال، با حضور همیشگی لپ‌تاپ و گوشی‌ها در اطراف مردم می‌توانید ساعات زیادی را نیز که افراد صرف کارکردن در خانه و پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها می‌کنند، به محاسبه او اضافه کنید. جالب است که مردم در ثروتمندترین کشور جهان، جزو فقیرترین‌ها ازنظر داشتن زمان شخصی هستند.

در این بخش توضیح می‌دهیم که چطور می‌توانیم با به‌کارگیری مفاهیم مدیریت زمان، زندگی شخصی خود را مفیدتر و پربارتر کنیم.

اهداف شخصی

مهم‌ترین اهداف شخصی شما چه هستند؟ شاید یافتن پاسخ این سؤال سخت‌تر از پاسخ‌دادن به همین سؤال درمورد اهداف محل کارتان باشد. اهداف شخصی نسبت به اهداف محل کار ابعاد بسیار بیشتری دارند که باید در نظر گرفته شوند و افراد دیگری نیز وجود دارند که باید به اهداف و ترجیحات آنها نیز توجه داشته باشیم. درنتیجه، بیشتر مردم به‌جای اینکه زمانی را به اهداف شخصی مشخص اختصاص دهند، وقتی مشکلات و فرصت‌هایی برایشان ایجاد می‌شود، واکنش نشان می‌دهند.

ابتدا ۳ کار زیر را انجام دهید:

۱. اهداف شخصی‌تان را مشخص کنید. توضیحی واضح و مختصر درمورد هر هدف بنویسید.

۲. اهداف خود را در دسته‌های بسیار مهم، توانمندساز و غیرضروری ولی مفید (nice-to-have) اولویت‌بندی کنید و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید.

۳. مشخص کنید که برای رسیدن به بالاترین اولویت‌های خود باید چه کارهایی را انجام دهید (به کدام اهداف توانمندساز برسید).

پس از روشن‌کردن اهداف شخصی‌تان، زمانی را در برنامه زمانی‌تان برای آنها درنظر بگیرید. شاید با مرور گزارش فعالیت‌هایتان متوجه شوید که زمان زیادی را صرف فعالیت‌های بی‌اهمیت می‌کنید. در تقویم خود در محل کار، زمانی را برای رویدادها و فرصت‌های پیش‌بینی‌نشده در نظر بگیرید.


حتما بخوانید: ۱۰ هدف توسعه فردی که باعث موفقیت و شادی ما در زندگی می‌شود


حذف موارد غیرضروری از زندگی شخصی

چه متوجه باشید و چه نباشید، دارایی‌های مادی زمان شما را می‌گیرند. به زمانی که برای تمیزکردن و نگهداری و تمیز کردن خانه، نگهداری خودرو یا وسایل خانه‌تان صرف می‌کنید، فکر کنید. تعهدات و روابط شخصی نیز به همین شکل، زمان شما را می‌گیرند. ولی بعضی از ما به‌راحتی و بدون فکرکردن درمورد تأثیری که تعهدات بر زمان ما می‌گذارند آنها را می‌پذیریم؛ مثلا دواطلبانه در انجام کارهای یکی از دوستان خود به او کمک می‌کنیم.

برای اینکه تعهدات و روابط شخصی ما با زمانی که در اختیار داریم تناسب داشته باشند، باید به‌طور دوره‌ای آنها را مرور و بررسی کنیم تا متوجه شویم که کدام‌یک باید تقویت شوند، کاهش یابند یا کنار گذاشته شوند. پس از رهایی از تعهدات و روابط نامطلوب، زمان بیشتری برای روابط سالم و رضایت‌بخش خواهید داشت.

انرژی خود را افزایش دهید

مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری - با افزایش میزان انرژی خود با ورزش کردن استفاده بهتری از زمان خود ببرید

بعضی از افراد به‌ویژه افراد مسن‌تر زمان زیادی در اختیار دارند، ولی به‌خوبی از این زمان استفاده نمی‌کنند؛ چون انرژی لازم برای انجام کارهای موردنظرشان را ندارند. حتی برخی افراد جوان نیز به‌دلیل چاقی یا سایر مشکلات سلامتی فعالیت زیادی ندارند. راه‌حل این مشکل می‌تواند برنامه‌ای بلندمدت برای بهبود آمادگی جسمانی باشد: برنامه‌ای شامل رژیم غذایی سالم در کنار سطح متعادلی از تمرین‌های قدرتی و استقامتی. هرگز برای بازگرداندن انرژی خیلی دیر نیست.


حتما بخوانید: خوراکی های انرژی زا؛ ۱۱ خوراکی که خستگی بدن را کاهش می‌دهد


حذف‌کردن عوامل هدردهنده زمان از زندگی شخصی

برای حذف عوامل هدردهنده زمان می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

  • کارهای بیشتری را به‌طور هم‌زمان انجام دهید. اگر در هفته ۳ بار برای خرید به سوپرمارکت می‌روید، برنامه غذایی هوشمندانه‌ای تنظیم کنید و با مشخص‌کردن غذاهایی که در طول هفته مصرف می‌کنید، به‌جای ۳ بار فقط یک بار در هفته برای خرید به سوپرمارکت بروید.
  • سفرها را باهم ترکیب کنید. اگر گزارش فعالیت نشان می‌دهد که شما یا سایر اعضای خانواده به‌طور جداگانه به سوپرمارکت، خشک‌شویی، اداره پست و غیره می‌روید، تمام این کارها را به‌صورت یک یا دو سفر باهم ترکیب کنید و با یک بار بیرون‌رفتن، کارهای بیشتری را انجام دهید.
  • تماشای تلویزیون و استفاده از اینترنت را کاهش دهید، چون هر دو می‌توانند بسیار اعتیادآور باشند.
  • برای یافتن کالای موردنظرتان تمام بعدازظهر را در مرکز خرید سپری نکنید و از کاتالوگ استفاده کنید یا به‌صورت اینترنتی خرید کنید.
  • برون سپاری کنید. اگر شیر آب باید تعمیر شود یا دیوارهای خانه باید رنگ شود، کسی را استخدام کنید که مهارت‌های لازم برای انجام این کارها را دارد و می‌تواند بهتر و سریع‌تر از شما آنها را انجام دهد.

سخن آخر

در این مقاله سعی کردیم پیشنهادهایی برای مدیریت بهتر زمان و صرفه‌جویی در زمان ارائه دهیم. مدیریت زمان برای افزایش بهره وری مسئولیتی شخصی است، ولی شرکت‌ها و مدیران نیز می‌توانند نقش مفیدی در رسیدن به این هدف داشته باشند. شرکت‌هایی که کارکنان آنها برنامه‌ریزی و مدیریت زمان مؤثری دارند، از شرکت‌های رقیبی که کارکنانشان به‌راحتی زمان خود را هدر می‌دهند، پیشی می‌گیرند. بنابراین مدیریت زمان و استفاده درست از آن، ویژگی مهمی است که هم بر زندگی شخصی و هم بر زندگی حرفه‌ای تأثیر می‌گذارد.

موفقیت چیزی جز رعایت یک سری اصول و تمرین مداوم آنها نیست

نوشته های مشابه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

بستن